Wat is de gratis factuurapplicatie van de AEAT
Het is een dienst in de Sede electrónica (het online loket) van de AEAT (de Spaanse Belastingdienst) waarmee je facturen kunt aanmaken en de factuurrecords rechtstreeks naar de AEAT kunt sturen, in overeenstemming met het reglement voor factureringssystemen (Real Decreto 1007/2023). Je gebruikt de dienst in de browser, zonder iets te installeren.
De AEAT richt zich met de app «vooral op professionals, zelfstandigen en bedrijven met een lage omzet die geen eigen software hebben of liever een gratis alternatief gebruiken». In de handleiding spreekt ze over wie «een beperkt aantal facturen per jaar» uitreikt of een «relatief eenvoudig» factuurproces heeft.
Wat de app volgens de AEAT kan
- Gewone facturen (F1), correctiefacturen (R1, R2, R3 of R4) en facturen ter vervanging van vereenvoudigde facturen (F3) uitreiken.
- De QR-code op de pdf-factuur zetten en het factuurrecord naar de AEAT sturen op het moment van uitreiken.
- Facturen annuleren en herstellen, correctiefacturen maken en de QR-code controleren vanuit het factuuroverzicht.
- Klanten, producten en nummerreeksen beheren.
- Geen limiet op het aantal facturen: «niet per jaar, niet per maand en niet per week».
Om in te loggen identificeer je je met Cl@ve Móvil, een elektronisch certificaat of een elektronische identiteitskaart (DNI electrónico). Je factureert op eigen naam of als vertegenwoordiger met de volmachten IZ862 en IZ863 (of een algemene volmacht).
Wat volgens de AEAT niet kan
- Vereenvoudigde facturen (kassabonnen): «het is niet mogelijk vereenvoudigde facturen uit te reiken». Elke factuur heeft een geïdentificeerde ontvanger nodig.
- Sommige IVA-regelingen: facturen met de regelingscodes 03, 05, 06 en 09 worden niet ondersteund.
- Meerdere ontvangers op één factuur.
- Je records naar een ander programma meenemen: ze kunnen niet worden geëxporteerd om in een ander systeem verder te factureren.
- Formaten: de factuur kan alleen als pdf worden gedownload.
De documentatie van de AEAT beschrijft het uitreiken van facturen en het beheer van klanten, producten en reeksen. Offertes, pakbonnen, uitgavenbeheer, betalingen of een kassa worden niet beschreven: het is een tool om facturen uit te reiken, geen beheerprogramma.
Wanneer de app van de AEAT volstaat
Ben je zelfstandige of professional, reik je weinig facturen uit, altijd aan geïdentificeerde klanten, val je onder de algemene IVA-regeling (IVA is de Spaanse btw) en heb je geen offertes nodig of hoef je je uitgaven niet in dezelfde tool bij te houden? Dan voldoet de gratis app en kost ze je niets. Het is een legitieme en officiële optie.
Wanneer een factuurprogramma de moeite waard is
Je verkoopt aan de toonbank
Reken je af met kassabonnen (vereenvoudigde facturen)? Die reikt de app van de AEAT niet uit. Een kassa met facturatie wel.
Je maakt offertes en pakbonnen
Offerte, pakbon en factuur zijn gekoppeld: je zet het ene document om in het andere zonder de gegevens opnieuw in te typen.
Je wilt je uitgaven bijhouden
Je scant de factuur van de leverancier en het programma vult de uitgave in. Bekijk de uitgavenfactuurlezer.
Je werkt met een boekhoudkantoor
Je boekhouder ziet je facturen en belastingen in een eigen portaal, met de toegang die jij geeft. Meer in zBilling voor boekhoudkantoren.
Jullie werken met meerdere mensen
Gebruikers met rechten voor het team, in plaats van één persoonlijke identificatie.
Je wilt later van programma kunnen wisselen
De AEAT geeft aan dat haar records niet naar een ander systeem kunnen worden geëxporteerd. Bedenk vanaf het begin waar je op lange termijn wilt factureren.
Vergelijking: app van de AEAT en zBilling
| Gratis app van de AEAT | zBilling | |
|---|---|---|
| Prijs | Gratis | € 10, € 20 of € 30 per maand inclusief IVA (€ 8,33 per maand bij jaarlijkse betaling van het Plan Básico). 20 dagen proberen zonder creditcard. |
| Volledige facturen en correctiefacturen | Ja | Ja, met reden R1–R5 |
| Vereenvoudigde facturen (kassabonnen) | Nee | Ja, ook vanuit de kassa |
| Registratie en verzending naar de AEAT | Ja | Ja, met je digitaal certificaat en eerst een testomgeving |
| QR-code op de factuur | Ja | Ja |
| Offertes, proformafacturen en pakbonnen | Niet beschreven door de AEAT | Ja, om te zetten in een factuur |
| Uitgaven en uitlezen van leveranciersfacturen | Niet beschreven door de AEAT | Ja (5, 50 of 250 automatische scans per maand, afhankelijk van het abonnement) |
| Toegang voor het boekhoudkantoor | Via een volmacht bij de AEAT | Portaal voor boekhoudkantoren met de toegang die jij geeft |
| Gebruikers | Houder of gevolmachtigde vertegenwoordiger | 1, 3 of 5 gebruikers, afhankelijk van het abonnement |
| Downloadformaten | PDF, XML van elk record en Facturae voor de overheid |
De limieten van elk zBilling-abonnement (klanten, producten, automatische scans) vind je in de prijstabel.
Kiezen in vijf vragen
- Reik je kassabonnen of vereenvoudigde facturen uit? Zo ja, dan heb je een programma nodig.
- Hoeveel facturen maak je per maand en voor hoeveel klanten?
- Heb je offertes, pakbonnen of voorraadbeheer nodig?
- Wil je je uitgaven registreren en de IVA van het kwartaal bij de hand hebben?
- Werk je met een boekhoudkantoor dat je gegevens moet kunnen inzien?
Wijzen al je antwoorden op «weinig facturen en verder niets»? Begin dan met de app van de AEAT. Zo niet, probeer dan een programma voordat de deadline aanbreekt. Bekijk de data in het uitstel van Verifactu tot 2028.
Veelgestelde vragen
Voldoet de app van de AEAT aan Verifactu?
Ja. Het is een systeem van de Spaanse Belastingdienst zelf om verifieerbare facturen uit te reiken: het maakt de QR-code aan en stuurt het factuurrecord naar de AEAT op het moment van uitreiken.
Is er een limiet op het aantal facturen?
Nee. De AEAT geeft aan dat er geen limiet op het aantal facturen is, niet per jaar, niet per maand en niet per week.
Kan ik kassabonnen uitreiken met de app van de AEAT?
Nee. Volgens de AEAT is het niet mogelijk vereenvoudigde facturen uit te reiken: elke factuur heeft een ontvanger nodig.
Kan ik beginnen met de app van de AEAT en later overstappen op een programma?
Je kunt op elk moment met een ander programma gaan factureren, maar de AEAT geeft aan dat de records van haar app niet kunnen worden geëxporteerd om in een ander systeem verder te factureren.
Stuurt zBilling de facturen naar de AEAT?
Ja. zBilling maakt het record van elke uitgereikte factuur en kassabon aan, met de geketende hash (vingerafdruk) en de QR-code, en stuurt het met je digitaal certificaat naar de AEAT. Je kunt de verbinding eerst testen in de testomgeving van de AEAT.
Officiële bronnen
De informatie over de app van de AEAT komt uit de technische hulp en de gebruikershandleiding, geraadpleegd op de controledatum. De AEAT kan de functies uitbreiden: raadpleeg altijd haar Sede electrónica.